Sådan kan I optimere jeres dokumentstyring

Papirbaserede dokumenter udgør stadigvæk den i dag en vigtig kernedel af mange forretningers arbejdsprocesser og foretagende. Afhængigt af virksomhedens type og størrelse kan der være tale om større mængder af dokumenter. HR, marketing, salgs, administration, revision og bogføring mv. er alle afdelinger, hvor dokumenter og dokumentstyring er essentielle. Selvom dokumenter udgør en vigtig del af mange aktiviteter, kan de også blive en byrde.

Belastet dokumentstyring

For mange virksomheder stiger typisk byrden af dokumenter i takt med at virksomhedens vækster. Det kan for eksempel være flere salg som medfører til flere fakturaer, bilag, notater, former og lignende. Det at mange dokumenthåndtering og -styrings er papirbaseret betyder, at de også hurtigt kan blive manuelt tunge. Dette betyder, at medarbejderne vil bruge længere tid på at håndtere og arkivere dokumenterne.

Udfordret arkivering

Har I mange arkiveringsskabe rundt omkring og på tværs af organisationen, kan det hurtigt gå hen og blive uoverskueligt og tidskrævende. Fysiske dokumenter forudsætter nemlig krav til opbevaring og sortering og søgbarhed. For eksempel, forudsættes det, at jeres dokumenter opbevares på en sikker måde, hvorved at dokumenterne ikke er udsat for en stor risiko, når det kommer til ildebrand, fugt- og vandskader, svamp, tyveri mv.

Herudover kræver det også, særligt hvis I skal være effektive, at jeres arkiverede dokumenter også er let tilgængelige og har en god søgbarhed. Det kan nemlig ende med at koste jer kunder, samhandelspartnere mv., for ikke mindst mange resurser og grønne tal på bundlinjen, hvis I mister jeres dokumenter eller ikke kan finde dem, når de skal bruges.

Små ting med brandvarme problemer

Det kan koste jeres virksomhed betydelige mængder resurser og ikke mindst effektiviteten i hverdagens, hvis I har et belastet dokument og arkiveringssystem. Selvom arkiveringssystemer typisk ikke er ”brand varme” problemer på dagsordenen, har de dog en stor betydning for virksomhedens interne drift.

Der kan være flere forskellige problematikker involveret, hvoraf nogle af nedstående er nogle af de gængse:

  • Medarbejderne bruger længere tid
  • Flere medarbejdere og/eller arbejdstimer, flere resurser
  • Forsvundne dokumenter
  • Flere arkivskabe og øget pladsmangel
  • Tyveri og uvelkommen indtrængen i arkiverne
  • Rådne eller beskadige dokumenter

Det kan derfor give god mening for jer at tænke på, hvordan I kan komme problemet til bunds, hvis I oplever udfordringer og problemer med jeres arkivering og dokumentstyring. En effektiv løsning til arkivering for jer, kan være at jeres papirbaserede processer i form af digital arkivering.

Ved at digitalisere jeres manuelle processer, kan I sparre tiden brugt på at finde dokumenterne, men også om at løbende skulle flytte og/eller anskaffe sig flere rum til fysisk opbevaring af dokumenterne. Herudover vil I heller ikke skulle tænke selve opbevarings i form, om den er fysisk sikker for fysiske anomalier såsom ildebrand, indbrud, og lignende